SEPA Mandatsreferenz individuell bestimmen

Wenn du beim API-Import in SEPApro nicht die Kundennummer als Mandatsreferenz nutzen möchtest, kannst du jetzt ganz einfach eine eigene Referenz hinterlegen. 🎯

So funktioniert’s Schritt für Schritt:

1. Gehe in sevdesk → Einstellungen → System → Kontaktfelder
2. Lege ein neues Feld an, z. B. mit dem Namen „SEPA-Mandatsreferenz“
3. Der Platzhalter muss genau lauten: SEPAMANDATSREFERENZ
4. Beim Import über die API wird dieses Feld automatisch als Mandatsreferenz übernommen

Was ist eine Mandatsreferenz?

Die Mandatsreferenz ist eine eindeutige Kennung, mit der du jedes SEPA-Lastschriftmandat einem bestimmten Kunden oder Vertrag zuordnen kannst.

Sie wird gemeinsam mit deiner Gläubiger-Identifikationsnummer an die Bank übermittelt und dient dazu, jede Abbuchung eindeutig einem bestehenden Mandat zuzuordnen.

Wann wird die Mandatsreferenz erteilt?

In vielen CRM- oder Buchhaltungssystemen – wie zum Beispiel sevdesk oder lexoffice – wird bereits automatisch eine Kundennummer für jeden Kontakt vergeben.

Da die SEPA-Mandatsreferenz den gleichen Zweck erfüllt, nämlich eine eindeutige Identifizierung eines Kunden oder Vertrags im Zahlungsverkehr, liegt es nahe, die bestehende Kundennummer als Mandatsreferenz zu verwenden.

Du kannst aber auch eine eigene, frei wählbare Referenz festlegen, solange sie innerhalb deines Unternehmens eindeutig bleibt. Das kann beispielsweise eine Kombination aus Jahr und Kundennummer sein, wie etwa KND-2025-00123.

Mit SEPApro kannst du entweder die Kundennummer aus sevdesk automatisch übernehmen oder ein eigenes Feld für individuelle Mandatsreferenzen anlegen.

Die Mandatsreferenz selbst wird bei der Erteilung des SEPA-Lastschriftmandats festgelegt – also genau in dem Moment, in dem dein Kunde dir das Mandat zur Abbuchung erteilt.

Ab diesem Zeitpunkt ist sie dauerhaft mit dem Mandat verknüpft und darf bei späteren Lastschriften nicht mehr verändert werden.

Muss die Mandatsreferenz bereits bei der Mandatserteilung feststehen?

Ja – die Referenz muss zum Zeitpunkt der Mandatserteilung bereits definiert und dem Kunden auf dem Mandatsdokument mitgeteilt werden. Nur dann gilt das Mandat als formal korrekt und kann von der Bank akzeptiert werden.

Mandatsreferenz Beispiel

Ein einfaches Beispiel für eine Mandatsreferenz könnte so aussehen:

• 00123
• KND-2025-00123
• CUSTOMER-4509
• M1234567

Wichtig ist, dass sie innerhalb deines Unternehmens eindeutig bleibt. Du kannst dafür Kundennummern, Rechnungsnummern oder eigene Formate verwenden – Hauptsache, sie sind wiedererkennbar.

Mit SEPApro und der sevdesk-Integration kannst du diese Referenzen ganz einfach automatisiert übernehmen oder individuell vergeben – ganz ohne manuellen Aufwand.