XRechnung & ZUGFeRD – Elektronische Rechnungsformate im Überblick

Mit der europäischen Norm EN 16931 wurden klare technische Vorgaben für strukturierte elektronische Rechnungen geschaffen.

In Deutschland haben sich dabei zwei Formate etabliert:

XRechnung – ein strikt strukturiertes, rein technisches XML-Format
ZUGFeRD – ein hybrides Format aus PDF und eingebettetem XML

Beide Standards ermöglichen die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten und helfen Unternehmen dabei, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen sowie papierlose, effiziente Prozesse einzuführen.

Die Unterschiede im Detail

XRechnung

Die XRechnung ist ein reines XML-Format, das speziell für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber entwickelt wurde.

Sie enthält ausschließlich strukturierte Daten und keine PDF-Darstellung. Dadurch ist sie hochgradig automatisierbar, aber ohne spezielle Software für Menschen schwer lesbar.

Typische Merkmale:

konsequent maschinenlesbar
vollständig EN-16931-konform
in vielen B2G-Prozessen verpflichtend
ideal für automatisierte Workflows und ERP-Systeme

ZUGFeRD

ZUGFeRD kombiniert eine visuell lesbare PDF-Rechnung mit einem eingebetteten XML-Datensatz.

Dadurch ist das Format sowohl für Menschen als auch für Maschinen geeignet.

Besondere Eigenschaften:

PDF + XML in einer Datei
verschiedene Profile (Basic, Comfort, Extended usw.)
für B2B weit verbreitet
neuere Versionen können ein XRechnung-kompatibles XML enthalten

ZUGFeRD ist häufig das benutzerfreundlichere Format, da es traditionelle PDF-Prozesse mit modernen Automatisierungsansätzen verbindet.

Welches Format ist wann sinnvoll?

Wann XRechnung sinnvoll ist

XRechnung bietet Vorteile, wenn:

Rechnungen an Behörden oder öffentliche Auftraggeber gehen
eindeutige, normative Struktur erforderlich ist
maximale Automatisierbarkeit im Vordergrund steht
der Prozess vollständig digitalisiert ist

In vielen öffentlichen Beschaffungsprozessen ist XRechnung inzwischen der verbindliche Standard.

Wann ZUGFeRD sinnvoll ist

ZUGFeRD eignet sich besonders, wenn:

eine PDFs-basierte Rechnungsdarstellung erforderlich ist
Unternehmen sowohl Menschen als auch Maschinen bedienen möchten
Rechnungen überwiegend im B2B-Bereich ausgetauscht werden
bestehende Abläufe weiterhin PDF benötigen, aber Digitalisierung gewünscht ist

ZUGFeRD verbindet klassische Sichtbarkeit mit digitaler Effizienz.

Vorteile elektronischer Rechnungen

Unabhängig vom Format bieten standardisierte E-Rechnungen bedeutende Vorteile:

Automatisierte Verarbeitung ohne manuelles Abtippen
Reduzierung von Fehlern in der Buchhaltung
Schnellere Workflows im gesamten Rechnungsprozess
Einsparungen bei Porto, Druck und Archivierung
Digitale, revisionssichere Archivierung
Rechtskonformität durch Einhaltung der EN 16931

Diese Faktoren machen E-Rechnungen zu einem wichtigen Baustein moderner Unternehmensprozesse.

Wichtige Hinweise für Unternehmen

Damit Rechnungen korrekt verarbeitet werden können, sollten Unternehmen einige Punkte beachten:

Prüfen Sie, welches Format Kunden oder Behörden erwarten.
Bei ZUGFeRD ist das Profil entscheidend, insbesondere bei Behörden.
Nicht jede Software erzeugt automatisch beide Formate – ggf. Einstellungen oder Module prüfen.
Für die revisionssichere Ablage gelten weiterhin GoBD-Anforderungen.
Archivieren Sie XML-Daten stets unverändert und vollständig.

Fazit

XRechnung und ZUGFeRD gehören zu den wichtigsten Standards für elektronische Rechnungen in Deutschland. Während XRechnung vor allem im öffentlichen Sektor unverzichtbar ist, bietet ZUGFeRD durch die PDF-Komponente mehr Flexibilität im Unternehmensalltag.

Die Entscheidung für eines der beiden Formate hängt von den Anforderungen des Empfängers, dem Automatisierungsgrad der Prozesse und den gesetzlichen Vorgaben ab. Viele Unternehmen profitieren davon, beide Formate zu unterstützen und so maximale Kompatibilität sicherzustellen.