IBAN, BIC, Mandatsreferenz und Mandatsdatum aus Lexware importieren

Viele Nutzer von Lexware stehen vor dem gleichen Problem:

Für SEPA-Lastschriften brauchst du u. a. IBAN, BIC, Kontoinhaber, Mandatsreferenz und Mandatsdatum – doch die Lexware-API stellt diese Informationen für Kontakte nicht in durchgängig nutzbaren Feldern bereit.

Mit SEPApro gibt es dafür einen praxisnahen Weg speziell für Lexware (andere Buchhaltungstools wie Sevdesk oder Papierkram werden in SEPApro anders angebunden). In diesem Artikel erfährst du:

• warum der Import aus Lexware API-seitig begrenzt ist
• welchen Workaround SEPApro für Lexware nutzt
• wie du die SEPA-Daten korrekt im Lexware-Notizfeld hinterlegst
• worauf du achten musst, damit der Sync zuverlässig funktioniert

Das Problem: Einschränkungen der Lexware-API

Die Lexware-API erlaubt keinen Zugriff auf sensible Bankdaten und Mandatsfelder so, wie SEPA sie für Lastschriften braucht. Konkret heißt das u. a.:

• IBAN und BIC sind für Kontakte nicht als stabile API-Felder verfügbar
• es gibt keine eigenen Kontaktfelder für Mandatsreferenz und Mandatsdatum
• abweichende Mandatsreferenzen (z. B. nicht identisch mit der Kundennummer) lassen sich so nicht sauber aus der API befüllen
• der Kontoinhaber ist ebenfalls nicht als separates, SEPA-taugliches Feld über die API abrufbar

Für automatisierte SEPA-Lastschriften ist das ein echtes Hindernis – wenn man nur auf Standardfelder setzt.

Die Lösung in SEPApro: SEPA-Daten im Lexware-Notizfeld

Die Lexware-API liefert dagegen das Notizfeld des Kontakts. Genau dort kannst du strukturierte SEPA-Angaben hinterlegen: SEPApro liest sie beim Sync aus und ordnet sie dem jeweiligen Kunden in SEPApro zu.

👉 SEPA-relevante Daten aus dem Notizfeld werden beim Lexware-Sync automatisch erkannt – ohne dass du sie in SEPApro manuell nachpflegen musst.

So funktioniert der Import über das Notizfeld

Im Notizfeld eines Lexware-Kontakts trägst du Werte als Schlüssel:Wert ein. Mehrere Paare trennst du durch Leerzeichen oder Zeilenumbruch.

• Werte ohne Leerzeichen: direkt hinter den Doppelpunkt schreiben
• Werte mit Leerzeichen: in doppelte Anführungszeichen setzen

Unterstützte Schlüssel (exakte Schreibweise)

SEPApro erkennt aktuell:

• SEPAproAccountHolder → Kontoinhaber
• SEPAproMandateRef → Mandatsreferenz
• SEPAproMandateDate → Mandatsdatum (Format TT.MM.JJJJ)
• SEPAproIBAN → IBAN
• SEPAproBIC → BIC

Beispiel Mandatsreferenz:

SEPAproMandateRef:REF-123

Vermeide Leerzeichen in IBAN/BIC, wenn möglich. Wenn du sie doch brauchst, setze den Wert in Anführungszeichen:

SEPAproIBAN:"DE98 1234 1234 1234 1212 12"

Kontoinhaber mit Leerzeichen oder Sonderfällen immer in Anführungszeichen:

SEPAproAccountHolder:"Muster GmbH"

Alle relevanten Felder in einer Zeile (oder mit Zeilenumbrüchen):

SEPAproMandateRef:REF-1 SEPAproMandateDate:01.12.2026 SEPAproAccountHolder:"Logistik Müller GmbH" SEPAproIBAN:DE89500211002432548874 SEPAproBIC:SPKHDE2HXXX

Mehrzeilig (gleichwertig):

SEPAproMandateRef:REF-1
SEPAproMandateDate:01.12.2026
SEPAproAccountHolder:"Logistik Müller GmbH"
SEPAproIBAN:DE89500211002432548874
SEPAproBIC:SPKHDE2HXXX

Lexware-Notizfeld mit SEPA-Daten für SEPApro

Automatischer Sync mit SEPApro (Lexware)

Sobald ein Kontakt aus Lexware synchronisiert wird, wertet SEPApro das Notizfeld aus. IBAN, BIC, Kontoinhaber, Mandatsreferenz und Mandatsdatum werden – sofern im Notizfeld gesetzt – dem Kunden zugeordnet und für SEPA-Lastschriften (PAIN-XML) genutzt.

Damit entfallen fehleranfällige Doppelpflege und manuelles Nachziehen dieser Daten in SEPApro.

Fazit: Trotz API-Limits bei Lexware ermöglicht SEPApro einen zuverlässigen Import der für Lastschriften nötigen Daten – über einen klar definierten, dokumentierten Workarbeit im Lexware-Notizfeld.